コラム
レンタルスペースの無人運営化に必要な設備と利用マナー向上を促す準備

レンタルスペースとは、時間や日単位で貸し出す場所のことです。近年、空き部屋や空きスペースを、「会議室」や「イベントスペース」「レンタルキッチン」「撮影スタジオ」など、多目的な用途で利用できるレンタルスペースとして運営する人も増えています。最近では、新型コロナウィルス感染症拡大の影響も受け、無人運営される施設も増加してきました。本記事では、レンタルスペース運営を無人化するメリットや、無人化に必要な設備、無人での運営ポイントなどについて解説します。

レンタルスペース運営でよくある課題

さまざま用途で貸し出すレンタルスペースですが、有人で運営していく上ではさまざまな課題があるのも事実です。以下にレンタルスペース運営でよくある課題をまとめました。

電話やメールでの予約の受付対応が大変

1つ目の課題はレンタルスペースの受付対応です。一般的に、レンタルスペースの利用予約には電話やメール、予約システムなどが多く利用されます。利用者の問い合わせに対して、適切・正確に対応するには、顧客対応能力や、重複予約を防ぐスケジュール管理のスキルも必要です。迅速な返信や対応漏れなどが起きないよう、配慮する場面が多いことから、受付スタッフに負担がかかりやすい状態になることも珍しくありません。

鍵の管理や施錠確認が大変

2つ目の課題は、鍵の管理です。レンタルスペースでは、セキュリティ対策の面でも利用者がいない場合は施錠しておくのが一般的です。人力で鍵の管理、対応を行うとなると、利用のたびに鍵の受け渡し、利用後の施錠確認の手間が発生します。現地まで出向く機会も増えると、その分時間と労力も必要です。

受付~請求業務にかかる人件費がかさみやすい

3つ目の課題として挙げられるのが、レンタルスペース運営のための人件費です。予約受付・利用者対応・鍵の管理・請求業務など、一連の顧客対応をするためのスタッフを雇うとなると人件費がかさみます。顧客対応のみに時間を割かなければならない状況では集客などに手が回らず、レンタルスペースで収益を上げるのも難しくなるでしょう。

レンタルスペース運営を無人化するメリット

前述した課題を解決につなげる一つの方法が、レンタルスペース運営を無人化することです。では、実際にレンタルスペースを無人化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

コストが削減でき、収益化が図れる

まず、無人化することで、人件費を削減できます。導入時には無人化するためのツールが必要となり初期費用がかかりますが、長期的に見ると人件費を支払い続けるよりコスト削減になるでしょう。結果的に、収益を上げることができます。

リソースの有効活用が可能

レンタルスペースを無人化すれば、それまでスタッフが対応していた受付や管理業務の時間を、他の業務へ回すことができるでしょう。無人化のためのシステムを導入することで、人為的なミスも削減できます。また、スペース運営のために本来注力すべき、広報や企画などの集客業務に力を入れることができ、リソースの有効活用が可能です。

利用者が気兼ねなく使える

無人化により対面での受付・鍵の受け渡しが不要となれば、利用者は施設スタッフと非接触でレンタルスペースを利用することができます。また、コロナ禍の現在では、感染症対策にもなり、利用者に対する安心感にもつながるでしょう。 レンタルスペースの利用用途はさまざまですが、無人化によって利用者が受付から退室まで気を使うことなくスムーズに利用できることは大きなメリットです。

無人化できるシステムを導入するときのポイント

レンタルスペースを無人運営する場合、専用のシステムを導入するのがおすすめです。ここからは、レンタルスペースの無人化を実現するシステムについて、どのようなポイントで選ぶとよいかをまとめます。

自動化したい業務からシステムを選ぶ

業務の全てではなく、一部を無人化するだけでも十分効率化が図れます。施設によって、優先的に無人化したいと考えるポイントは、それぞれ異なるでしょう。例えば、「受付業務とそれにかかる人件費を減らしたい」、「鍵の受け渡しの手間を減らしたい」など、無人化を検討する際には、レンタルスペース運営の中で最も自動化したい業務を優先し、システムを選ぶとよいでしょう。

運営者・利用者の利便性を確認する

レンタルスペースを無人化することは、運営者だけでなく利用者側にもメリットがあります。しかし、利用システムが煩雑でわかりづらかったり、利用者の手間が増えてしまったりすると無人化する意味がありません。利用時の手順を分かりやすく説明するなど、利用者にとっての利便性を考えてサービスを準備することも大切です。

導入後のアフターサービスについて確認しておく

無人化システムを導入するときは、システムトラブルが起きた場合も想定しておきましょう。導入後のアフターサービスがあるシステムを選ぶと、安心して利用することができます。

「むじんLOCK」なら入退室管理から請求まで無人で管理可能

レンタルスペースの無人運営は、スマートロック連携課金決済システム「むじんLOCK」の導入により実現できます。むじんLOCKは、レンタルスペースの入退室管理から利用者への請求まで無人で管理できるシステムです。ドアにスマートロックを取り付けるため、利用者は非接触でスペースの開け閉めをすることが可能。予約はシステムから、利用金額の請求は入退室履歴や予約時間などに基づいて自動管理されるため、人為的なミスも防止できます。レンタルスペースのサービスが向上すれば、集客や顧客満足度のアップにもつながるでしょう。

無人レンタルスペースの利用マナーを向上する方法

レンタルスペースの無人化を検討する際は、同時に利用者のマナーについても考える必要があります。無人運営をよりしやすくするためのポイントをまとめました。

清掃道具や備品の場所がわかるようにする

レンタルスペースでは利用後に原状復帰、つまり使う前と同じ状態に戻してもらうのが一般的です。そのためには、清掃道具や備品の場所をわかりやすくし、初めての利用者でも清掃のしやすい工夫をしましょう。誰でもが道具を使いやすいよう、写真やイラストで正しい使用方法、備品の収納の仕方を明記しておくのも効果的です。

監視カメラを設置する

さまざまな用途で利用されるレンタルスペースでは、場合によっては無茶な利用をされることもあるかもしれません。その対策として監視カメラの設置を検討しましょう。カメラの設置はセキュリティやトラブル対策にも有効です。プライバシーの確保が必要な場合は入り口にのみ設置する方法もあります。施設の利用説明に監視カメラがあることを記載し、利用者へ注意を促しましょう。

盗難防止のための対策をする

レンタルスペースの備品がなくならいないようにするには、予め盗難防止の対策を図るとよいでしょう。備品の紛失は、利用者がついうっかり持って帰ってしまった、というケースも考えられます。テプラやステッカーを貼って備品であることをわかりやすくしたり、持ち出しが出来ないよう固定するなども効果的です。

レンタルスペースの無人化で空きスペースを有効活用しよう

レンタルスペースは、無人化することで人件費などのコストを抑えて効率的に運営することができます。また複数施設の同時管理もしやすくなることで、空きスペースの有効活用にもつながります。レンタルスペース事業の可能性を広げる無人化システムの導入を検討し、無人化運営を実現してみてはいかがでしょうか。