コラム
レンタルスペース運営の始め方。必要な準備やツールを解説

レンタルスペースの運営をしたいと思っても、始め方がわからないという人もいるのではないでしょうか。レンタルスペースを運営するには事前にさまざまな準備が必要です。本記事では、普段使っていない部屋や物件など、空きスペースを有効活用したレンタルスペース運営を始めるために必要な準備やおすすめのツールについて解説します。

レンタルスペースとは

レンタルスペースとは、マンションの部屋や戸建ての物件などを第三者に時間単位で貸し出す多目的室のことです。その形態によって「貸し会議室」「レンタルキッチン」「スタジオ」「イベントスペース」「シェアオフィス」などさまざまな活用方法があります。空いている物件をレンタルスペースとして貸し出すことで、空間を有効活用して収益化することができるため、副業としても注目を集めています。

レンタルスペースを運営するための事前準備

レンタルスペースを運営するためにはどのような準備が必要なのでしょうか。まずは流れを見てみましょう。

  • レンタルスペース運営を始めるためのスケジュール例
①どんなスペースとして貸し出すか決める
②開業手続きに必要な書類を揃える
③貸し出す物件を確保する
④レンタルスペースに必要な家具や備品を揃える
⑤集客方法を考える
⑥鍵の受け渡し方法を決める
⑦利用料金の請求方法を決める

レンタルスペースを始めるにあたっては、さまざまな事前準備が必要となるため、計画通りに開業するには、余裕を持ったスケジュールを立てることが必要です。ここからは、それぞれの準備のポイントを解説します。

準備①どんなスペースとして貸し出すか決める

レンタルスペースを始めようと決めたら、まずはどのような用途で物件を貸し出すかを決めましょう。貸し会議室やパーティースペース、写真撮影ができるスタジオスペースなど、さまざまな用途が考えられます。保有している物件でレンタルスペースを始める場合には、利用できる用途が限られている場合や、使いみちに合わせて改装が必要な場合もあるでしょう。また、貸し出す用途によって必要な設備や備品なども異なります。物件の間取りや予算に応じて検討しましょう。

(例)シェアオフィス
(例)レンタル(シェア)キッチン
(例)貸し会議室
(例)配信スタジオ

準備②開業手続きに必要な書類を揃える

レンタルスペースを事業として行う場合で、まだ事業者登録をしていない場合には、貸し出してビジネスを始めるには開業手続きが必要です。開業手続きを行う際には、以下の書類を税務署に提出します。いずれの書類も税務署や、国税庁のホームページからダウンロードすることができます。

  • 開業手続きに必要な書類
書類名内容提出期限
「個人事業の開業・廃業等届出書(開業届)」事業を新たに開始したことを申告する書類事業開始日から1カ月以内
「所得税の青色申告承認申請書」(白色申告の場合は不要)確定申告を青色申告で行う際に必要な書類事業開始日から2カ月以内

確定申告には青色申告と白色申告の2種類があるため、国税庁のホームページなどで事前に確認してから提出しましょう。

準備③貸し出す物件を確保する

これから賃貸物件を契約する場合と、すでに物件を保有している場合で準備しておくことも異なります。

賃貸物件で始める場合

賃貸物件をレンタルスペースとして利用する場合は、物件のオーナーや管理会社と「転貸借契約」を交わす必要があります。転貸借とは、借主が物件を第三者に又貸しすることを言います。レンタルスペースとして貸し出した際に過失や事故などによるトラブルになることも考えられるため、事前に物件のオーナーや管理会社に許可を取っておきましょう。

自己保有物件で始める場合

自分が保有している物件でレンタルスペースを始める場合には、賃貸物件のような「転貸借契約」を交わす必要はありませんが、他の物件入居者への配慮は考えておく必要があるでしょう。レンタルスペースの利用者が他の物件入居者とトラブルになった場合、レンタルスペースの運営を続けることが難しくなってしまいます。マンションの規約をスペースの利用者に周知することや、騒音対策をするなどの工夫をしてトラブルを未然に防ぐことが大切です。

準備④レンタルスペースに必要な家具や備品を揃える

物件が確保できたら、レンタルスペースの用途に合わせて必要な家具や備品を揃えていきましょう。

パーティールームとして貸し出す場合

ソファやクッション、ラグなどをリビングスペースに配置して利用者がくつろげる空間を作りましょう。料理を作れるよう、キッチンには調理器具や食器類を充実させたり、リビングスペースとは別にダイニングテーブルやチェアを設置したりするのもよさそうです。

撮影スペースとして貸し出す場合

撮影スペースとして貸し出す場合は、写真をきれいに撮るための内装の工夫や、おしゃれな雑貨や家具などの準備を検討しましょう。たとえば、光を反射させて被写体を明るく写せるよう壁を白いクロスにすることや、こだわりのインテリアを配置してみるなどの工夫が必要です。

貸し会議室やコワーキングスペースとして貸し出す場合

会議室やコワーキングスペースの場合は、机や椅子、プロジェクター、スクリーン、ホワイトボードなどを事前に準備します。また、複数の電源タップやWi-Fi環境のほか、コーヒーメーカーなど、仕事中に一息つける備品などを用意し、利用者が仕事をしやすい環境を作りましょう。

準備⑤集客方法を考える

物件を確保し、レンタルスペースの環境が整ったら、次は集客方法を考えましょう。利用者を集めるためには以下のような方法があります。

ホームページやSNSを活用する

レンタルスペースのホームページやSNSアカウントを開設して集客に活用することができます。ホームページの作成やSNSのアカウント開設は無料で行うことができるため、宣伝費用をかけずに始められるのがメリットです。一方で、さまざまな情報をたくさんの人が発信しているため、集客につなげるには工夫をする必要もあります。SNSを活用する場合はハッシュタグを利用するなど、レンタルスペースを探している人の目に留まる方法を検討しましょう。

広告を出す

デジタル広告や紙のチラシを活用することもできます。紙のチラシの場合、ポスティングすることや印刷費用が必要ですが、レンタルスペースの近隣に住む人に直接宣伝することが可能です。インターネットよりも紙媒体を「情報源」としている人にも情報を届けることができるため、より広い層を対象に集客ができるでしょう。

レンタルスペースのポータルサイトに掲載する

レンタルスペースのポータルサイトとは、全国各地にあるレンタルスペースの情報が集約されているサイトです。「スペースマーケット」や「インスタベース」など、さまざまなサイトがあり、集客に活用できます。サイト内でレンタルスペースの予約を受け付けられるほか、料金の請求まで行えるサイトもあるため、集客だけでなくレンタルスペースの運営まで効率的に行うことが可能です。一方で、20%から35%程度の手数料が必要となるため、集客にかけられる予算をあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

準備⑥鍵の受け渡し方法を決める

集客方法が決まったら、レンタルスペースの鍵の受け渡し方法を決めましょう。ここでは、無人でレンタルスペースを運営する際の方法を紹介します。

郵便ポストやキーボックスを活用する

郵便ポストやキーボックスを設置して鍵を入れておき、利用者が帰るときにまた鍵を戻してもらう方法です。手軽に鍵の受け渡しができますが、郵便ポストの場合は鍵を紛失してしまうことや、誰でも鍵を持ち出せてしまうなどのリスクもあります。また、キーボックスの場合も、一度利用した人には暗証番号がわかってしまうため、対策を検討する必要もあるでしょう。

スマートロックや電子錠を活用する

スマートロックや電子錠を活用する方法もあります。スマートロックとは、物理的な鍵を使わずにスマートフォンなどで施錠管理をするものです。オートロック機能が付いているものが多いため鍵の閉め忘れがないことや、鍵を紛失する可能性がないことがメリットと言えます。

電子錠は、テンキータイプの鍵をドアに取り付けて使用するものです。スマートロックと同様に鍵を紛失する可能性はありませんが、キーボックスのように一度利用した人には暗証番号を知られるため、こまめに変更して不正利用を防止する必要があります。

準備⑦利用料金の請求方法を決める

最後に、利用料金の請求方法をどのようにするか決めましょう。レンタルスペースのポータルサイトを利用する場合には、料金の請求まで行えることが一般的です。しかし、手数料を払うのが難しいなどの事情でポータルサイトを利用しないこともあるでしょう。その場合、ホームページでクレジット決済できるように設定するなど、レンタルスペースの料金請求を別途考える必要があります。

レンタルスペースの予約から請求までできる「むじんLOCK」がおすすめ

むじんLOCK」とは、入退室管理から請求までを無人で一括管理できる入退室管理システムです。「むじんLOCK」にはどのような機能があるのか見ていきましょう。

レンタルスペースの予約や入退室管理、請求までを無人で管理可能

「むじんLOCK」はレンタルスペースの予約受付をすることができるほか、スマートロックと連携して入り口の入退室管理や利用者への料金の請求までを自動で行うことができます。予約から請求までを一括して管理することができるため、利用者の情報管理や請求業務などを効率化することが可能です。

入退室履歴・予約履歴に基づいて自動で請求

スマートロックと連携しているため、利用者の入退室履歴や予約履歴に基づいて利用料金を自動で請求することができます。キャンセル料金の発生時期のカスタマイズができるので、レンタルスペースの運営にあったキャンセル規定を設けることも可能です。

利用者も手軽に利用できる

スマートフォンを利用してレンタルスペースの予約や入り口の解錠・施錠、利用料金の支払いができるため、利用者にとっても利便性が高いのが特徴です。また、マイページから自身の利用状況を閲覧することもできます。

事前準備をしっかりしてレンタルスペースを始めよう

レンタルスペースの運営を始めるには、開業手続きや物件の確保、備品調達などさまざまな事前準備が必要です。中でも、鍵の受け渡し方法や料金の請求方法は、レンタルスペース運営を効率的にするために重要なポイントとなります。利用者が安心して便利に使うことができ、運営者も業務を効率化できる入退室管理システムの活用も検討しながら、レンタルスペース運営を始めてみませんか。