入退室管理を行う必要性とは。メリットや認証方法、導入ポイントを解説
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近年、オフィスや施設の安全や情報を保護するため、入退室管理システムのニーズが高まっています。入退室管理とは、人の出入りを管理・記録・制御することで、そのためのツールは日常の多くの場面で活用されています。本記事では、入退室管理の必要性や認証方法、導入時のポイントを紹介します。
入退室管理の必要性が高まる要因
入退室管理の必要性が高まっている背景には、「セキュリティ強化対策」と「無人運営化の需要増」2つの要因があります。
施設内への不審者侵入を防ぐため
一定のスペースや施設のセキュリティ強化対策の観点でも、入室を許可されていない人物の侵入を未然に防止することは重要です。入退室管理を行うことで、入退室をした日付や時間、場所、名前などを記録し管理することが可能です。人の動きを管理・把握することで、不審者の立ち入りを制限することもできます。
感染リスクが低減できる、無人運営化の需要増
入退室管理システムを導入すると施設を省人・無人運営化することも可能になります。非接触型ビジネスが実現できる入退室管理システム導入は、新型コロナウイルス感染症への対策としてもニーズが急速に拡大しています。
入退室管理は企業の「安全管理措置」としても推奨
2015年には個人情報保護法が改正され、法律の観点からも入退室管理の必要性が高まりました。これにより、オフィスの管理者やレンタルスペースなどの運営者は、入退室管理について導入を検討する機会が増加したと考えられます。具体的には、物理的安全管理措置として「特定個人情報等を取り扱う区域の管理」手法の例示に、「管理区域に関する物理的安全管理措置として、入退室管理が考えられる」「入退室管理方法としては、ICカード、ナンバーキー等による入退室管理システムの設置等が考えられる」と記載されています。（参考：個人情報保護委員会「（別添）特定個人情報の適正な取扱いに関する安全管理措置」）
入退室管理を行うメリット
入退室管理を行うとどのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットを解説します。
メリット（1）利用者や関係者の入退室状況が把握できる
入退室管理を導入することで、特定のスペースにおける人の出入りを把握し管理することができます。施設においては、利用者や関係者の入退室状況から利用料金を計算したり、オフィスでは社員の労働時間の把握などが可能になります。
メリット（2）鍵をなくすことで管理工数の削減が可能
これまでは鍵の作成、紛失や締め忘れなどの管理に時間をかけていたこともあるでしょう。入退室管理システムの導入によって、スペースの鍵の管理が不要となり、入退室時の利便性が高まります。
メリット（3）機密情報を安全に管理できる
スペース運営に潜むリスクとして、不審者の侵入以外にも気密情報の持ち出しや、不正アクセスなどにも対策が必要です。入退室管理システムによる認証を行うことで、どのスペースに、誰が、いつ、どのくらいの時間滞在したかを把握することができるため、犯罪や不正の抑止力となり安全に管理をすることができます。
メリット（4）信頼性の高さをアピールできる
近年、情報漏えいの観点から、PマークやISMS認証の取得が企業との取引条件となっているケースが増えてきています。PマークやISMS取得には「適切な入退室管理」「過去数カ月分の入退室履歴」が不可欠です。入退室管理システムを導入することで、セキュリティに対する信頼度を高めることが期待できます。
入退室管理で使われる認証方法
入退室管理の方法は多数存在し、セキュリティのレベルもそれぞれ異なります。それぞれの認証方法の特徴を詳しく見ていきましょう。
暗号・テンキー認証
スペースの入り口やドアに設置した機器に暗証番号を入力して入室をする、広く普及している入退室管理方法です。比較的スムーズな導入が可能であり、導入や運用コストを抑えることができます。暗証番号流出のリスクや個人の入退室のログを記録することができないため、セキュリティレベルの低い管理方法だといえるでしょう。
ICカード認証
ICカードを専用機器にかざして入退室管理を行う方法です。会員証などのカードにICチップを埋め込み利用するため、偽造されにくく、個人ごとの入退室のログを記録できます。入退室管理以外のシステムと連動可能なものが多く、パソコンやプリンターの認証デバイスとしても活用できます。
スマートフォン認証
スマートフォン本体を専用機器にかざしたり、無線通信したりすることで入退室ができるタイプです。専用アプリのインストールやQRコードを発行するなどして使用するため、ICカードの手配や配布の必要がなく、コスト削減につなげることが可能です。また、ICカードの紛失や盗難のリスクがなくなるため、セキュリティ面でもより安全です。
生体認証
指紋などの生体認証によって入退室を制限したり、入退室履歴を記録する方法です。指紋の他にも、顔面・静脈・網膜・虹彩、掌形なども実用化されています。なりすましなどの不正が起こりにくく高いセキュリティレベルを求められる銀行口座や重要度の高い施設などでも導入されています。
入退室管理システム導入のポイント
ここからは実際に入退室管理システムを導入する際のポイントを解説していきます。
対象となる場所に適しているか・目的に適しているか確認
数ある入退室管理の認証方法の中からどのタイプを選ぶのかを検討する際には、導入する目的が重要です。まずは、管理対象となる場所に適したシステムを選ぶとよいでしょう。例えば、鍵の代わりとなるシンプルな入退室管理を必要としているのであればテンキー認証でも十分かもしれません。施設を無人運営化したい場合は、導入する入退室管理システムが今までマンパワーで対応していた部分を担えるかを慎重に検討し、選ぶ必要があります。
セキュリティレベルをチェック
入退室管理システムを導入の際は、セキュリティレベルが求めている基準に見合っているか確認しましょう。本人でないと認証不可能な生体認証は、セキュリティレベルが高い分、他の人が変わりに解除することができないなどの注意点もあります。入退室管理を行う場所や部屋の使い方にあった認証方法を選択するとよいでしょう。
他のツールや機能との連携
入退室管理システムは、人事管理システムや防犯カメラなど他のツールと連携することが可能です。入退室の履歴と防犯カメラの映像でセキュリティを強化したり、人事管理システムと連動することで勤怠管理などもできます。拡張性が高い入退室管理システムが必要な場合はその機能を備えたものを選びます。
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むじんLOCKの活用シーン
「むじんLOCK」は、コワーキングスペースやシェアオフィス、貸会議室・フィットネスクラブ・レンタル教室などさまざまなシーンで活用されています。むじんLOCKを導入することで、従来スタッフを常駐し行っていた受付業務や請求業務なども含め、入退室管理を自動化・無人化・省人化を実現することが可能になります。使用するスマートロックは、今あるドアに後付けで設置可能なため、入退室管理システムを後付けで導入したい施設でも利用することができます。
入退室管理は社会的にも必要不可欠
入退室管理システムを導入することで、スペースの管理・運営がセキュリティも含め安心して行うことができます。適したシステムを導入することは、これまでマンパワーに任せていた業務をデジタル化できるため、業務効率改善にもつながります。今回の記事を参考に、今や社会的にも必要不可欠となった入退室管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。