コワーキングスペースの課金方法。ニーズの多様化による課題と解決方法

コワーキングスペースの課金方法にはさまざまな種類があるため、どのような課金タイプを用意すればよいか迷う人もいるのではないでしょうか。課金タイプを設定するときは、実際に利用する人たちの用途や頻度などを把握し、利用者が利用しやすい方法を取り入れることが運営のポイントです。本記事では、これからコワーキングスペースの運営を始めたい人や、すでに運営をしている人に向けて、課金の種類や利用者のニーズを解説します。ぜひ参考にしてみてください。

コワーキングスペースの課金方法を決める重要性

近年では、働き方改革の影響やテレワークの普及などでコワーキングスペースを利用する人が増えています。これまでと比べると、利用者も多様化しており、そのニーズもさまざまです。

例えば、コワーキングスペースの利用を検討する人の中でも、以下のようなニーズがあると考えられます。

• 試しにコワーキングスペースを利用してみたい
• フルリモート勤務中なので、コワーキングスペースを仕事場所として毎日利用したい
• 会議のときや集中したいときだけ利用したい
• 試験前なので今月は週に5日、試験が終わったら週に1日程度の利用を検討している

コワーキングスペースを運営する際には、より多くの人にスペースを利用してもらうためにも、利用者が抱えるニーズを知ることが必要です。利用を検討している人にとって課金方法の柔軟性は、会員となるコワーキングスペースの決め手にもなるでしょう。利用者数を増やしたい場合、運営側はニーズを汲み取り、必要な方法を導入する必要があります。

コワーキングスペースで導入される主な課金方法

コワーキングスペースの課金方法には、大きく分けて「月額制課金」と「従量制課金」の2種類があります。まずは、それぞれの特徴を理解して、どのようなタイプを用意するのか検討しましょう。

月額制課金

月額制課金とは、利用者に毎月決まった金額を請求することで契約範囲のサービスを提供する課金方法です。利用者が解約しない限り毎月決まった収益があることがメリットですが、利用者がコワーキングスペースの利用をやめてしまった場合には、一気に収入が減ることも考えられます。このため、月額制課金では利用者に利用を続けてもらうための工夫をすることが必要です。

従量制課金

従量制課金は、利用者の利用時間に応じて料金を請求する課金方法です。一般的には、利用者がコワーキングスペースを利用した1カ月の総時間を出し、その時間分の利用料を月末に請求するという方法が多く採用されています。毎月一定の収益がある月額制課金とは違い、利用者の利用状況によって収益が変動しやすいのが特徴です。利用者ごと・月ごとに請求金額が異なるため、利用時間の管理は正確に行い、何らかの形で記録を残しておく必要があります。

ドロップイン

コワーキングスペースにおけるドロップインとは、従量制課金の一種で利用時間に応じて料金を請求する課金方法です。1日または時間単位でその都度利用料を請求します。利用者側はコワーキングスペースを気軽に利用できるメリットがありますが、運営する側にとっては、その日にどのくらいの利用があるのか把握しづらいというデメリットもあります。なお、「従量制課金」＝「ドロップイン」と同義で捉える場合もあります。

課金タイプの柔軟化による運営者の課題

コワーキングスペース利用者にとって使いやすい料金体系を用意することは、より多くの利用者を増やすことにつながりますが、運営者にとっては柔軟な料金体系を採用することで、課題となることもあります。

顧客管理が煩雑になる

複数の課金方法を用意している場合、請求金額の計算方法も利用者によって異なるため、「売上管理や顧客管理が煩雑になりやすい」といった課題が生じやすいでしょう。誰がいつ利用したのかをきちんと把握し、正しい料金請求を行える工夫が必要です。

請求、決済業務に時間がかかる

顧客管理と請求管理が紐付いていない場合、課金方法が柔軟になればなるほど、料金の請求や決済に関する業務が複雑化しやすくなります。結果的に会計業務に時間がかかってしまうこともあるでしょう。利用者が増えればそれだけ業務量も増えるため、会計を行うスタッフを追加で雇うなどの必要がでてくるかもしれません。

運営者の課題を解決するために「むじんロック」でできること

課金方法の併用により生じた運営者の課題を解決するためには、利用者の利用状況を正確に管理し、料金の請求や決済業務をスタッフに代わって行う入退室管理システムを導入するのがおすすめです。

中でも、入退室管理から請求までを一括して行うことができる入退室管理システム「むじんLOCK」は、コワーキングスペースの受付業務や利用時間に基づいた集計作業、利用者への料金請求など、これまでスタッフが行っていた業務をシステムで一元管理できるため、煩雑になっていた業務を大幅に効率化することができます。また、これまで紹介した複数の課金方法を組み合わせて管理することも可能で、請求ミスなどを防ぐこともできます。例えば、「むじんLOCK」で管理できる課金方法には、以下のようなものがあります。

利用時間に基づく従量制課金

利用者の利用履歴に基づいて使った分だけ自動で料金を請求することができます。システムで利用時間を管理しているため、利用者ごとの正確な時間の割り出しから料金の請求までを自動で完結することが可能です。

予約時間に基づく課金

予約時間に基づいた課金も設定できます。利用者が利用したい部屋や席をあらかじめ予約し、その予約時間分を請求するシステムです。

月額制課金

毎月決まった料金を請求する月額制課金も設定することができます。

その他、対応できる課金タイプ

この他にも、「むじんLOCK」では従量制課金に上限金額を設定することや、複数の課金プランを組み合わせてそれぞれの利用者に適用するなど、柔軟な課金方法にも対応しており、全てシステムで管理することが可能です。

一定額を超えると従量制課金から月額制課金に切り替えることができる

従量制課金に上限を設け、利用料がある一定の額を超えるとそこからは月額制課金に切り替えるという請求方法にも対応しています。従量制課金に上限があることで、利用者はコワーキングスペースを長時間利用した場合に利用料が高額になることを避けることができるほか、運営する側は従量制課金で上限に達することが多い利用者に、月額制課金への移行を勧めることもできるでしょう。

曜日や時間帯に応じた課金方法を設定することができる

土日祝日だけ利用できる月額制課金や、早朝や深夜など、利用時間を制限した課金方法の設定にも対応可能です。スペースが空いている曜日や時間帯を、利用者が利用しやすい料金に設定することで、利用者の利用を分散することができるでしょう。

「むじんLOCK」の導入事例

実際に「むじんLOCK」を導入している施設を紹介します。

シェアオフィスABBOCC表参道

「シェアオフィスABBOCC表参道」は表参道駅から徒歩約7分に立地する、「集中できるスペースを提供する」をコンセプトにした無人型のシェアオフィス・コワーキングスペースです。利用には事前に会員登録が必要ですが、1カ月分の利用時間に応じた従量制課金と毎月定額の月額制課金を取り入れています。

Work PLACE COCOLO（ワークプレイス ココロ）

JR西日本不動産開発が運営している「Work PLACE COCOLO（ワークプレイス ココロ）」は、大阪府大阪市・高槻市、兵庫県姫路市・神戸市に展開しており、テレワーク・自主学習にも最適な集中できる個室ブース、WEB会議用ブースなどを備えたワークプレイスです。事前登録制で、利用時間に応じた従量制課金を取り入れています。「むじんLOCK」を使用してドアの施錠や解錠、入退室管理、集中ブース・防音ブースの予約管理などを行っています。

柔軟な課金方法を採用するには入退室管理システムの導入を検討しよう

コワーキングスペースの課金方法には、月額制課金や従量制課金に加え、それらを組み合わせたものなどさまざまな方法があります。運営するスペースの課金方法を決める際には、どのようなニーズを持つ利用者がいるのかを把握することが大切です。しかし利用者のニーズに合わせて課金方法を柔軟にすることで、運営者にはさまざまな課題が生じることもあるでしょう。多様な利用者に利用でき、運営者も管理しやすいコワーキングスペースを作るためには、入退室管理システムの導入も検討してみてみてはいかがでしょうか。