コラム
コワーキングスペースで使える入退室管理システムの選び方

コワーキングスペースを運営する際、利用者の入退室管理をどのように行うか迷う人もいるのではないでしょうか。入退室管理の方法には、スタッフが常駐して受付業務を行う有人管理と、スタッフが常駐しない代わりに、利用者ごとの入退室状況を管理できる専用のシステムを導入する無人管理があります。無人管理を行うことでスタッフが常駐しなくてもよいため、近年では無人運営を検討するコワーキングスペースが増えています。本記事では、コワーキングスペースに導入できる入退室管理システムの選び方を紹介します。無人運営を行う際の参考にしてみてください。

コワーキングスペースに入退室管理が必要な理由

入退室管理とは、いつ・誰が・どこに入退室したのか、人の出入りを管理することです。コワーキングスペースにおいて、利用者の入退室管理を行うことはなぜ必要なのでしょうか。

コワーキングスペースへの不正侵入を防止するため

コワーキングスペースの入退室管理をしっかり行うことで、関係者以外の人がコワーキングスペースに不正侵入するのを防ぐことができます。コワーキングスペースはさまざまな職種の人が利用しており、仕事に必要な機密情報や個人情報を扱っている可能性もあるでしょう。利用者ー個人が情報漏えいしないよう、対策するのはもちろんですが、そもそも入退室の管理が不十分なコワーキングスペースでは、利用者もセキュリティに不安を感じ、安心して利用できないかもしれません。利用者から選ばれるコワーキングスペースを運営するためには、入退室管理を徹底することで情報漏えいのリスクを軽減し、信頼されるサービスを提供することが重要です。

入退室の記録を残すため

2つ目の理由は、入退室する利用者の記録を正確に残すことです。コワーキングスペースによっては、予約が必要な個ブースを設けている場合や、オプションで別途料金がかかる会議スペースなどを設置している施設もあるでしょう。どの利用者が何時に入室し退室したのか、何時から何時までその部屋を利用したのかを管理することで、利用料金の請求を正確に行うことができます。また、コワーキングスペース内でトラブルが発生することも考えられます。このとき、いつ・誰が・どの部屋に入室していたのかを履歴に残して管理することで、トラブルが発生した際も迅速に対応することが可能です。

コワーキングスペースを有人で管理するのは大変

ここまで解説したように、コワーキングスペースの入退室管理をすべて有人で行うのはとても手間がかかります。受付業務や予約の確認、トラブル対応などを行いながら、それぞれの利用者の利用履歴を正確に管理するには複数のスタッフを配置する必要があり、人件費もかかるでしょう。また、人が行うことにはミスが発生しないとも限りません。

スタッフの負担を減らしながらコワーキングスペースを運営するためには、入退室管理の無人化を検討してみましょう。入退室管理の無人化にはスマートロックやキーボックス、郵便ポストの活用などさまざまな方法がありますが、顧客管理なども効率的に行いたい場合は、スマートロックを活用した入退室管理システムの導入がおすすめです。

スマートロックを活用した入退室管理システムを導入するメリット

スマートロックを使った入退室管理システムは、物理的な鍵ではなくカードキーやネット上で発行されるパスワードなどを使ってドアの開錠、施錠を行うシステムです。スマートロックをコワーキングスペースの入退室に活用するメリットは複数あります。

セキュリティの強化

スマートロックを設置することで、会員以外の人の利用制限をより強化することができます。キーボックスや郵便ポストでは暗証番号がわかってしまうと簡単に鍵を取り出せるため、関係者以外の人がコワーキングスペースに不正侵入してしまう可能性があります。スマートロックはスマートフォンなどを使って開錠、施錠するため、コワーキングスペースの不正侵入を防ぐことができ、利用者が安心して利用できるようになるでしょう。

利用者の入退室を正確に管理できる

スマートロックは利用者の入退室を正確に管理することができます。スマートロックを使用してドアを開錠、施錠した時間の履歴を残せる商品もあるため、受付にスタッフが常駐しなくても誰がいつ入退室したのかを把握することが可能です。

コワーキングスペースの運用効率化

スマートロックの導入はコワーキングスペース運用の効率化にもつながるでしょう。受付スタッフを常に配置しなくてもよいため、人件費を削減することが可能なほか、削減した分のコストを施設の設備投資などに充てることで、より充実したコワーキングスペースを作ることも可能です。

入退室管理システムを選ぶ際のポイント

スマートロックを利用した入退室管理システムにはさまざまな種類があります。ここでは、コワーキングスペースに適した入退室管理システムを選ぶ際に、確認しておくとよいポイントを解説します。

ポイント①コワーキングスペースに合った認証方法を選ぶ

入退室管理システムを導入する際には、まず認証方法の種類を確認しましょう。入退室に必要な認証方法には、ICカードや生体認証、スマートフォンを使って指定のURLにアクセスするものなどがあります。以下にそれぞれの特徴をまとめます。

認証方法の特徴

認証方法メリットデメリット
ICカードかざすだけでスムーズに入退室できる紛失や盗難のリスクがある
生体認証手ぶらで入退室できる生体認証の機器を導入するための費用が高額
スマートフォン手軽に利用できる充電切れなどで使えないこともある

ただし、ドアや鍵の形状によっては取り付けできないものもあるため、事前にどのようなものが取り付けできるか確認しておきましょう。

ポイント②入退室情報を管理しやすいか

利用者の入退室情報を管理しやすいかどうかも大事なポイントです。入退室管理システムにはさまざまな種類があるため、自分が使いやすく、利用者の利用状況がわかりやすいものを検討するとよいでしょう。

ポイント③課金まで対応しているか

入退室管理システムの中には、課金まで対応していないものもあります。利用料金の請求まで行えるシステムを選ぶことで、より業務を効率化することができるでしょう。

「むじんLOCK」でできること

ここでは、コワーキングスペースの入退室管理に便利なスマートロック連携型の入退室管理システム「むじんLOCK」を紹介します。

コワーキングスペースの入退室管理から請求までを無人で管理可能

むじんLOCK」は、コワーキングスペースの入退室管理から利用者への利用料金請求までを無人で管理できるシステムです。受付業務や会計業務の負荷を軽減できるため、スタッフはその他の業務に集中することが可能です。

入退室履歴・予約履歴に基づいて自動で請求

スマートロックと利用者のカードキーやスマートフォンを連携し、入退室履歴や予約履歴に基づいて利用料金を自動で請求することができます。利用者の利用や請求、入金にかかわるすべての情報を一元管理することが可能です。

利用者も手軽に利用できる

利用者はスマートフォンからコワーキングスペースの予約ができるほか、スマートフォンを開錠用のカードとして使うこともできます。施設の予約から利用、支払いまでを手元で完結できる利便性のよさもメリットです。

入退室管理システムを活用してコワーキングスペースの運営をしよう

コワーキングスペースの入退室管理をしっかりと行うことは、利用者が安心して利用できる環境整備にもつながります。しかし、利用者の入退室や予約管理、請求業務などをすべて有人で行うと、人件費がかかりスタッフの負担も大きくなりかねません。施設に合った入退室管理システムを活用し、効率的にコワーキングスペースを運営しましょう。