コラム
貸し会議室を無人化するには。必要なツールや設備を紹介

近年、働き方改革によるリモートワークの普及や、新型コロナウイルス感染症拡大の影響で貸し会議室を利用する人が増加しています。また、空きスペースの収益化を検討し、新たに貸し会議室として運営する人もいるのではないでしょうか。そこで検討したいのが運営管理の方法です。例えば、運営を無人化することで、コストの削減や感染症対策などさまざまなメリットがあります。本記事では、貸し会議室の運営を無人化する際に必要なツールや設備を紹介します。

貸し会議室イメージ

貸し会議室の運営でよくある課題

「貸し会議室」など、空きスペースを活用したビジネスは増加していますが、有人での運営管理にはさまざまな課題もあります。

電話やメールでの予約の受付・スケジュール管理が大変

まず1つ目の課題は、貸し会議室の受付対応の多さです。利用者の来店対応に加え、電話やメールでの予約受付や、重複予約を防ぐためのスケジュール管理などを行う必要があります。そのため、利用者の問い合わせに対して迅速で正確な対応ができる人材を確保する必要もあるでしょう。また複数人の受付スタッフがいる場合、予約漏れなどのトラブルがあった場合の状況確認などにも時間がかかる可能性があります。

利用者に現地で鍵の受け渡しが必要

2つ目の課題は鍵の管理です。貸し会議室は、セキュリティ対策の面でも利用者がいない場合は施錠しておくのが一般的です。このため、利用者が来店するたびに鍵の受け渡しや、利用後の施錠確認などを行う必要があります。有人で運営管理をするとなると、施設を営業している間はスタッフを常駐させるか、鍵の受け渡し時や施錠時に施設まで出向く必要があるでしょう。

施設管理や受付~請求までの業務に人件費がかさみやすい

3つ目の課題は、貸し会議室の運営に人件費がかさみやすいことが挙げられます。不特定多数の人が利用する貸し会議室は、利用毎に室内の清掃や原状回復をする必要があるほか、机や椅子のセッティング、プロジェクター等の備品管理も重要です。
また、予約の受付や利用者対応、鍵の管理や請求業務など、これらすべてにスタッフの対応が必要となると、複数のスタッフを雇わなければならず人件費がかかってしまいます。

貸し会議室を無人化するメリット

上記の課題は、貸し会議室の運営を無人化することで解決できることもあります。では、実際に貸し会議室を無人化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

人件費を削減でき、収益化を図れる

運営を無人化すると、人件費の削減につながります。無人化するためにはツールを準備するなどの初期投資が必要ですが、長期的に考えると人件費を支払い続けるよりもコスト削減になり、収益を上げることができます。

スタッフがより大事な業務に集中できる

貸し会議室を無人化することで、スタッフがこれまで行っていた受付業務などの時間を他の作業に当てることができます。貸し会議室の運営に必要な広報などの集客業務に集中できるため、より収益性の高い効率的な施設運営が可能です。

利用者が非接触で利用できる

利用者がスタッフに接触せずに貸し会議室を利用できることもメリットです。感染症対策をしっかりと行っているかどうかは、利用者が施設を選ぶ際の重要なポイントにもなるでしょう。このため、非接触で利用できる無人化を実現することで、新たな顧客が増える可能性もあるほか、既存の利用者の満足度向上も期待できます。

24時間営業が可能

無人化運営を実現すると、24時間施設を営業することもできます。常に受付スタッフを常駐させる必要がないため、コストを抑えて営業時間を延ばせ、収益アップにもつながるでしょう。早朝や深夜に利用したいニーズに応えることもできそうです。

貸し会議室を無人化するために準備したいツール

貸し会議室を無人化するには、どのようなツールを導入するとよいのでしょうか。準備したいツールを紹介します。

スマートロック

まず、貸し会議室の無人化をするには、入り口の解錠・施錠の方法を考える必要があります。入り口のドアに電気通信を使って解錠・施錠ができるスマートロックを導入することで、会員以外の人の侵入を防ぐことが可能です。スマートロックにはさまざまな種類が販売されており、入退室管理システムなどと連動できるものを選ぶとより業務の効率化を図ることができるでしょう。

自動課金決済システム

自動課金決済システムは、利用状況に基づいて自動で課金・請求するシステムです。自動課金決済システムを導入することで、これまで行っていた請求業務を効率化できます。また、スマートロックと連携できるシステムを導入すれば、鍵の解錠・施錠の履歴から課金、請求までを行うことも可能です。これにより、さらに運営の効率化を図ることができるでしょう。

クラウドカメラ

撮影した映像をクラウド上に保存できる監視カメラの導入も検討しましょう。スタッフが常駐していない場合、施設内の様子を監視するためのセキュリティ対策が必要です。クラウドカメラがあれば、利用状況の確認や緊急時の対応もしやすくなるでしょう。

「むじんLOCK」なら、入退室管理から請求までを一括管理

貸し会議室運営の無人化は、スマートロック連携課金決済システム「むじんLOCK」の導入により実現できます。実際にどのような機能があるのかを紹介します。

予約・受付業務を自動化できる

むじんLOCK」は、貸し会議室の予約受付や入退室管理、利用者への料金請求までを自動で管理できるシステムです。顧客管理や請求業務などを効率化できるほか、予約時間に基づいて自動で利用料金を請求することも可能です。

利用者も使いやすいシステム

スマートフォンを使って貸し会議室の予約を手軽にできるため、利用者にとっても利便性が高いのが特徴です。スマートフォンを解錠用のカードとして代替すれば、入室から支払いまでをスマートフォン1台で完結させることもできます。運営者だけでなく利用者も使いやすいシステムであることも魅力です。

請求業務を効率化できる

貸し会議室を運営する際、利用者の履歴に基づいて料金を計算し請求する業務は時間がかかることもあるでしょう。また、複数の部屋がある貸し会議室を運営している場合、部屋ごとに料金体系が異なることもあるかもしれません。「むじんLOCK」を導入することで、利用状況に合わせて利用料金を自動で請求することが可能です。請求業務を効率化しながら、手動で料金を計算・請求することで起こり得る人為的なミスも回避することもできます。

貸し会議室を無人化して効率的に運営しよう

貸し会議室を無人で運営すると、これまでコストがかかっていた受付業務や、時間を割いていた請求業務などを効率化することができます。それにより、集客業務などにリソースを回したり、営業時間を拡大したりして収益を上げるための業務に力を入れることもできるでしょう。運営を無人化できるシステムの導入を検討し、より効率的に貸し会議室を運営しましょう。