コラム
コワーキングスペース運営を無人化するメリット。必要なツールやシステムの選び方

近年、さまざまな業種で積極的にIT技術を取り入れ、業務の効率化やコスト削減に取り組む事例が増えています。中でも、新型コロナウィルス感染症拡大の影響で、非対面・非接触型のツールは特に注目されているといえるでしょう。本記事では、コワーキングスペース運営について、無人運営化するメリット、そのために必要な設備やシステムを紹介します。

コワーキングスペースの無人化が注目される理由

緊急事態宣言下でオフィスワーカーがリモートワークに移行したことも拍車をかけ、コワーキングスペースのニーズは急激に増加しています。一方で、増え続ける施設を運営するための労働人口は減少しており、運営スタッフの生産性向上や業務効率化を課題として感じる施設もあるでしょう。これを背景に、コワーキングスペース運営の無人化は、リソースの有効活用や、感染症予防対策の一環としても効果的な施策として注目されています。

コワーキングスペースの運営を無人化するメリット

では、実際にコワーキングスペースの運営を無人化することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

人件費が削減できる

メリットの一つは、スタッフを配置しなくてよいため人件費の削減ができることです。これまでは、利用者の来店に備えて受付スタッフを常時配置していた施設もあるでしょう。受付の無人化を行うことで、受付業務専用に配置していたスタッフの人件費を削減することができます。

非接触型のサービス提供で感染症対策をアピールできる

無人化サービスを導入することで非接触型のサービス提供が実現でき、十分な感染症対策をしていることをアピールできるのもメリットになります。コロナ禍では、利用者側にとって感染症対策にどの程度力を入れているのかも、施設選びの重要な指標です。運営スタッフと非接触でサービスを受けられることが安心感となり、コワーキングスペースの利用者や利用回数の増加につながることも期待できるでしょう。

削減したコストをサービスの価値向上に利用できる

無人化により、人件費などのコスト削減ができると、コワーキングスペースの価値向上にもつながります。例えば、削減したコストの一部を利用者に還元することで、他のコワーキングスペースより安価でのサービス提供が可能となり、結果的に他の施設との差別化を図ることもできるでしょう。この他、削減したコストを施設の設備や機能の充実に当てることで、利用者が使いやすい快適なスペース作りにもつながります。コワーキングスペースの価値が向上し、利用者が増え、売上がアップすることは運営者の大きなメリットになるでしょう。

コワーキングスペースの運営を無人化するデメリット

コワーキングスペースの運営を無人化するデメリットには、どんなことが挙げられるのでしょうか。以下に考えられるデメリットを解説します。

初期投資が必要

コワーキングスペースを無人化するには、システムや設備を準備する必要があり、導入する際に初期投資がかかります。ただし、無人化することでその後のコスト削減が見込めるため、初期投資と導入後の経営コストの効果を比較し、検討するとよいでしょう。

イレギュラーなトラブルへの対応が必要

無人化においては、イレギュラーなトラブルへの対応方法も懸念事項の一つです。人が常駐せず、無人運営する場合でも、緊急時に迅速な対応ができる体制は整えておく必要があります。例えば、何か緊急なことが発生した時は、まず電話で対応をできるようにしたり、近隣の有人施設と連携してトラブル対応に当たったりと、ケースバイケースで対応策を準備し、備えておくと安心です。

コワーキングスペースを無人化するときに準備したいツール

では、実際にコワーキングスペースの運営を無人化するためにはどのようなツールが必要になるのでしょうか。無人化運営に必要となるツールを紹介します。

スマートロック

コワーキングスペースを無人化するには、まず入り口の施錠方法を考える必要があります。入り口にスマートロックを導入することで、会員以外の人の入室が防げます。スマートロックはさまざまなタイプが開発されていますが、必要なシステムと連動可能なビジネス向けのタイプを選ぶと業務の効率化を図ることができます。

自動課金決済システム

自動課金決済システムとは、コワーキングスペースの利用料を自動請求し、クレジットカードなどで自動決済するものです。前述したスマートロックと連動することで、ドアの施錠・解錠と入退室管理、課金の請求をワンストップでおこなうことができます。

クラウドカメラ

映像をクラウド上に保存する防犯カメラを導入することで、セキュリティを高めることができます。クラウドカメラを設置すれば、インターネットに接続しているデバイス上で、いつでもどこでもコワーキングスペース内の様子を確認できます。また、利用状況の確認や緊急時にも対応しやすくなるでしょう。

備品の取扱説明用のQRコード

無人のコワーキングスペースでは、施設を利用してもらう上での説明が不足することで、備品の使用方法が分からないなど、利用者からのクレームにつながる可能性もあります。また、これが原因となって緊急時の対応が必要になることもあるでしょう。備品を正しく利用してもらうためには、取扱説明用のQRコードを準備するのがおすすめです。QRコードは、動画等で利用方法を伝えることができるため、利用者にわかりやすく伝えることができます。

コワーキングスペースの無人化を実現するシステム選びのポイント

コワーキングスペースの無人化を実現するシステム選びには3つのポイントがあります。

ポイント①自動化・効率化ができる業務の範囲の広さ

コワーキングスペースを無人化することの目的の一つに、業務の自動化・効率化があるはずです。現在はスマートロックだけでもさまざまなタイプがあるため、システムを導入することで、これまで有人でおこなっていた業務のどの部分を自動化・効率化したいかを検討するとよいでしょう。自動化・効率化したい業務を明確にし、無駄のない選択をすることが重要です。

ポイント②利便性のよさ

コワーキングスペースの運営者・利用者双方にとって利便性がよくなる無人化システムを選ぶのもポイントです。運営者だけが便利になり、利用者にとって操作方法が複雑で使いにくいシステムを導入すると、満足度の低下を招きます。無人化がお客様離れにつながることのないよう、運営側の視点だけでなく利用者にとっての利便性も重視しましょう。

ポイント③長期的に安心して利用できるか

多数の会員が入れ替わりで入室するコワーキングスペースでは、長期的に安心して利用ができるツールを導入するのもおすすめです。例えば、システムを導入する際にはアフターフォローのある会社を選ぶと安心につながります。

「むじんLOCK」でできること

コワーキングスペース運営の無人化は、スマートロック連携課金決済システム「むじんLOCK」の導入により実現できます。実際にどのような機能があるのかを紹介します。

入退室管理から請求まで自動で管理可能

むじんLOCKは、コワーキングスペースにおいて入り口施錠・解錠から入退室管理、利用者への料金請求を自動で管理できるシステムです。煩雑になりがちな顧客管理や、時間を割いていた請求業務なども簡潔にできるでしょう。また、自動化することでより正確な料金計算が可能となり、人的ミスを無くすことにもつながります。

入退室履歴・予約履歴に基づいて自動で請求

スマートロックと利用者のカードキー・スマートフォンを連携し、入退室履歴や予約履歴に基づいて利用料金を自動で請求することができます。利用者の課金のタイプに合わせた請求もシステム化できるため、柔軟な料金体系にも対応できるのがメリットです。

利用者も手軽に利用できる

スマートフォンでコワーキングスペースの予約が手軽にできるため、利用者の利便性も高いのが特徴です。また、スマートフォンを解錠用のカードとして代替すれば、予約から利用、支払までをスマートフォン1台で完結させることも可能。利用者にも喜ばれる使い勝手のよいサービスです。

コワーキングスペース運営の無人化を実現し、業務効率化を目指そう

コワーキングスペース運営を無人化することは、今まで人的リソースを割いていた部分を削減し、その時間を他のやるべき作業に回すことができます。無人化によって、業務の大幅な効率化を期待する場合は、運営者と利用者双方にメリットのあるシステムを選ぶことが重要です。ぜひこの記事を参考にコワーキングスペース運営の無人化を検討してみてはいかがでしょうか。