コラム
入退室管理でのログ管理とは?導入のポイントやシステムの選び方を解説

入退室管理とは、オフィスなどにいつ・誰が入退室したかを管理するものです。入退室の記録(ログ)を残すことにはさまざまなメリットがあり、システムを導入して入退室管理を行う企業や施設も増えてきました。本記事では、入退室管理システムを導入し、ログを管理することの重要性に加え、システムの選び方などを紹介します。

入退室管理システムのログ管理とは

「入退室管理システム」とは、いつ・誰が・どこに入退室したのかを管理・記録するセキュリティシステムの総称です。オフィスやコワーキングスペースなど、管理したい部屋のドアに入退室管理システムを設置することで、その部屋の人の出入り状況を管理したり、入室可能な人や人数を制限したりすることが可能です。

ログとは、「データ履歴」のことを指します。2015年に個人情報保護法が改正され、個人情報を保有する全ての事業所で「物理的安全管理措置」の対策を講じることが必要となりました。このため、特にオフィスなどの機密情報漏えいリスクが高い場所では、入退室管理システムを活用して得られた解錠・施錠などのログを管理することが企業のリスクマネジメントとしてもとても重要です。(参考:経済産業省「個人情報の保護に関する法律、ガイドライン等」)

ログを活用してできること

入退室管理のログは、主に以下のような活用ができます。

勤怠管理

企業でログを活用する場合には、勤怠管理システムとの連携により、入室時間と退室時間を勤怠打刻として管理し、勤務時間の確認に活用することが可能です。また、勤怠管理のログを活用することで、従業員が申告した勤務時間と入退室ログの整合性がとれているのかを確認することもできます。残業時間の抑制などの働き方改革にも対応できるでしょう。

利用料金の請求

コワーキングスペースやレンタルスペースなどの施設運営の現場では、入退室管理のログを活用して利用料金の請求業務を効率化することができます。コワーキングスペースの場合、利用者が契約しているプランや料金がそれぞれ異なる場合もあるでしょう。利用者ごとに間違いなく料金請求を行うには、スタッフの作業工数もかかります。入退室のログを活用し請求業務を自動化することで、業務効率化やスタッフの負担軽減、人為的ミスの軽減ができるでしょう。

入退室管理システムを導入するメリット

しかし、ただログを残すだけでは効果的な活用はできません。上記のようにログを活用する場合には入退室管理システムを導入する必要があります。また入退室管理システムにはログを残す以外にもさまざまメリットがあります。具体的には、以下のようなことが挙げられます。

利用者や関係者の入退室状況を把握できる

入退室管理システムを導入すると、オフィスの従業員やコワーキングスペース利用者の入退室ログを把握することができます。施設への不正侵入や施設内でのトラブルが発生した場合には、保管しているログから原因を探ることもできるでしょう。

セキュリティ対策のコストを削減できる

警備員を配置するなど有人のセキュリティ対策は、人件費にかかるコストが高くなりがちです。入退室管理システムを導入することで、施設内を無人で管理することができます。このため、コストを削減しながらセキュリティ対策を行うことが可能です。

機密情報を安全に管理できる

一般的なオフィスの場合多くの機密情報を保有しており、先述したように情報漏えいに対するリスク管理が必要となります。入退室管理システムを導入しオフィス内部に入室できる人を限定することで、部外者の侵入や内部不正を防いで情報漏えいリスクを低減させることが可能です。

非対面で利用者の信頼獲得につながる

近年、感染症の流行により、利用者にとって感染症対策をどの程度行っているかは施設の利用を決める指標の一つとなっていることも少なくないでしょう。入退室管理システムの導入で受付を無人化することで、人との接触機会を減らすことが可能です。このため、コワーキングスペースやシェアオフィスなどにおける無人化運営は感染症対策をしっかりと行っているというアピールポイントにもなるでしょう。

ログを活用するための入退室管理システムの選び方

入退室管理システムの種類はさまざまです。ログを活用するためには、どのような入退室管理システムを選べばよいのでしょうか。

施設に合ったログ管理が行えるか

入退室管理システムを導入してログを残す目的は、オフィスや施設などによって異なります。内部不正やトラブルが発生した場合に備えてログを残しておきたい場合もあるかもしれません。また、上述したように勤怠管理システムと連携して従業員の勤務時間を管理したり、施設の利用料金の請求のために入退室のログを活用したりしたい場合もあるでしょう。ログをどのように活用したいかで選択するシステムも異なるため、入退室管理システムを選ぶ際には、導入する施設でのログの活用方法を明確にしておくことが重要です。

ログの保存期間はどれくらいか

ログの保存容量や保存期間はシステムによって異なります。オフィスの場合、企業の情報セキュリティ・ポリシーと呼ばれる情報セキュリティ対策の方針や行動指針を策定しています。このため、セキュリティ・ポリシーが求める記録期間に対応できるシステムかを確認することが必要です。

コワーキングスペースなどのログ管理に最適な「むじんLOCK」

むじんLOCK」は、コワーキングスペースなどの施設の無人運営に特化した入退室管理システムです。入退室や予約のログに基づいて利用料金を自動で請求することも可能です。入退室の情報はサーバー内に蓄積されるため半永久的にデータを保管でき、情報セキュリティ・ポリシーの面からも安心なシステムと言えるでしょう。また、施設利用者の利用や請求、入金に関する情報を一元管理することができるため、効率的にログの管理を行えます。請求情報に関しては、CSVでダウンロードすることも可能です。

入退室管理システムを導入し、ログをしっかりと管理しよう

入退室管理を行い、ログを管理することは企業のリスクマネジメントの点からも非常に重要です。入退室管理システムを導入してログを活用することで、勤怠管理や利用料金の請求などの業務を効率化することができます。入退室のログをどのように活用したいのかを明確にし、施設に合った入退室管理システムの導入を検討しましょう。